Nhóm kiểm soát chất lượng hay gọi tắt là nhóm chất lượng (Quality Control Circle – QCC) là một nhóm nhỏ (từ 3 đến 10 người) được tổ chức trong phạm vi một bộ phận hoặc khu vực công việc tương tự như nhau. Các thành viên tham gia một cách tự nguyện để cải tiến công việc, thủ tục làm việc và kiểm soát chất lượng. Mọi thành viên được khuyến khích tham gia và sử dụng các kỹ thuật kiểm soát chất lượng để giúp giải quyết vấn đề.

Nhóm kiểm soát chất lượng là nhóm nhỏ/Nhóm kiểm soát chất lượng tổ chức trong phạm vi cùng bộ phận

+ Tham gia tự nguyện;
+ Sự phát triển của các thành viên;
+ Giải quyết những vấn đề của chính mình;
+ QCC sử dụng kỹ năng kiểm soát chất lượng.

Đó là một nhóm nhỏ những người làm cùng công việc, gặp gỡ để cùng nhận dạng, phân tích và giải quyết các vấn đề về chất lượng sản phẩm. Các cuộc gặp gỡ thường kéo dài từ 30 phút đến 1 giờ mỗi tuần ở một địa điểm gần nơi làm việc. Nhóm hoạt động mang tính tự nguyện nhưng có tổ chức, bất cứ ai muốn gia nhập nhóm đều được đón nhận. Đồng thời, mọi người có quyền từ chối tham gia vào nhóm. Một nhóm năng động sẽ thu hút được nhiều thành viên và hoạt động lâu dài hơn các nhóm khác.
Đó là một nhóm công nhân thuộc cùng bộ phận sản xuất thường gặp gỡ mỗi tuần một giờ để thảo luận các vấn đề liên quan đến chất lượng công việc, lần tìm các nguyên nhân, đề xuất biện pháp giải quyết và tiến hành sửa chữa trong khả năng hiểu biết của họ. Mặc dù, định nghĩa cho rằng thành viên các nhóm chất lượng là những người cùng bộ phận sản xuất, nhưng một số nhóm thành công lại hoạt động với những thành viên từ nhiều bộ phận khác nhau. Thường nhóm chất lượng họp mỗi tuần một lần vào những thời điểm định trước, nhưng cũng có thể thay đổi sao cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của mỗi tổ chức.

1. Lợi ích của QCC
QCC dựa trên triết lý: “Mọi người sẽ quan tâm và tự hào hơn về công việc nếu họ có quyền tham gia vào việc quyết định đến công việc hay cách thức tiến hành công việc của mình”. Do vậy, QCC có thể đem lại những lợi ích chung như:

• Đóng góp vào sự phát triển của tổ chức;
• Tạo ra một môi trường làm việc ở đó con người và ý nghĩa công việc được tôn trọng;
• Khai thác được tiềm năng của mọi người trong tổ chức.
Một số lợi ích cụ thể như:
• Các thành viên nhóm được nâng cao kiến thức và khả năng của mình thông qua việc đào tạo và tham gia vào việc giải quyết vấn đề;
• Trao đổi thông tin trong tổ chức được cải thiện tốt hơn, ví dụ giữa các thành viên với nhau và giữa thành viên với người phụ trách;
• Người lao động hiểu biết hơn về chất lượng và thành thạo hơn trong cách giải quyết các vấn đề. Do vậy nâng cao được chất lượng sản phẩm và dịch vụ;
• Giảm bớt lãng phí, cải thiện ý thức về chất lượng trong tổ chức, tăng năng suất lao động và nâng cao thu nhập của người lao động…

2. Tiềm năng áp dụng tại doanh nghiệp
QCC có thể áp dụng cho mọi loại hình, quy mô của tổ chức/doanh nghiệp. Ưu tiên những công ty có nhiều sản phẩm hàng hóa

3. Các bước triển khai QCC
QCC được thực hiện theo các bước gợi ý như sau:

Bước 1: Lãnh đạo cấp cao cần hiểu rõ khái niệm về QCC. Điều này rất cần thiết vì họ phải biết cách hỗ trợ cho các QCC hoạt động có hiệu quả. Lãnh đạo cấp cao tập trung khuyến khích triển khai QCC tại các bộ phận, phòng ban thông qua các cán bộ quản lý trung gian.
Bước 2: Thành lập Ban chỉ đạo có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao. Chức năng của Ban chỉ đạo là hoạch định chính sách, đưa ra các chỉ tiêu để triển khai áp dụng và hỗ trợ cho các hoạt động của QCC.
Bước 3: Đào tạo các hạt nhân (các cán bộ hỗ trợ) cho hoạt động QCC về khái niệm QCC, công cụ kiểm soát chất lượng, phương pháp giải quyết vấn đề,…
Bước 4: Tổ chức các chiến dịch quảng bá về QCC trong toàn tổ chức thông qua bản tin, thảo luận, áp phích quảng cáo… để người lao động nhận thức rõ hơn về QCC.
Bước 5: Lựa chọn trưởng nhóm cho các nhóm thí điểm. Những người được lựa chọn khi nhóm mới được thành lập nên là giám sát viên hoặc quản đốc vì họ có khả năng lãnh đạo cũng như có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Họ hiểu rõ cấp dưới của mình hơn những người khác. Trưởng nhóm này được luân phiên khi các thành viên trong nhóm trưởng thành hơn. Những nhóm thí điểm này cố gắng phải thành công để làm mẫu cho những nhóm tiếp theo.
Bước 6: Đào tạo cho trưởng nhóm và các thành viên của nhóm thí điểm. Các nội dung như quản lý nhóm, cách lựa chọn vấn đề, xử lý vấn đề, sử dụng các công cụ kiểm soát chất lượng,…
Bước 7: Giám sát sự tiến triển của những nhóm thí điểm. Đây cũng là giai đoạn kiểm tra những hướng dẫn và qui định mà Ban chỉ đạo thiết lập nên. Sửa đổi chúng nếu thấy cần thiết và cho phép những nhóm này với lượng thời gian rộng rãi để làm việc với dự án đầu tiên của họ.
Bước 8: Tổ chức cuộc họp trình bày tình huống để các nhóm có cơ hội nêu lên thành tích của họ nhằm thông tin đại chúng. Qua đó quảng bá cho nhiều thành viên khác trong tổ chức biết về sự phát triển của nhóm QCC. Với cách tổ chức này, Ban chỉ đạo sẽ có cơ hội nhận biết được những nỗ lực của các thành viên.
Bước 9: Đào tạo thêm các trưởng nhóm và thành viên để thành lập thêm nhóm.
Bước 10: Tiếp tục giám sát và đánh giá sự tiến bộ của các nhóm. Hỗ trợ các nhóm và khuyến khích họ thành lập nên những nhóm mới.
Bước 11: Tổ chức hội nghị/cuộc thi nhóm hàng năm để ghi nhận các thành quả của các nhóm.